Verkauf von Altgeräten an Mitarbeiter – Datenschutzkonform und wirtschaftlich umsetzbar

Warum Altgeräte nicht entsorgt, sondern intern weitergegeben werden sollten

In vielen Betrieben stehen regelmäßig IT-Geräte zur Erneuerung an. Notebooks, Monitore oder Smartphones werden ausgemustert, obwohl sie technisch noch problemlos nutzbar wären. Anstatt sie im Lager verstauben zu lassen oder kostenpflichtig zu entsorgen, setzen manche Unternehmen lieber auf eine interne Weitergabe – sie bieten die Geräte den eigenen Mitarbeitenden zum Kauf an.

Das hat gleich zwei Vorteile: Zum einen lassen sich so Ausgaben reduzieren, zum anderen stärkt es die Bindung innerhalb des Teams – sofern der Ablauf klar geregelt ist und auch der Datenschutz beachtet wird. Genau hier unterstützt Second IT.

Vorteile beim Verkauf von Altgeräten an Mitarbeitende

Mitarbeiter übergibt Altgerät an Kollegin – Verkauf gebrauchter Notebooks an Mitarbeitende mit Second IT

 

📉 Reduzierung von Entsorgungskosten
📦 Platzersparnis im Lager
💰 Rückgewinnung von Restwerten
🎁 Mitarbeitermotivation durch günstige Hardwareangebote
✅ Nachhaltigkeit durch längere Nutzung der Geräte

Ein strukturierter Verkaufsprozess ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende ein Gewinn – sofern klare Regeln und Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Welche Geräte eignen sich für den Mitarbeiterverkauf?

Nicht jedes Gerät eignet sich automatisch für die interne Weitergabe. Second IT berät Sie dabei, welche Altgeräte für einen Verkauf infrage kommen:

  • Notebooks & Laptops (nach Prüfung auf Betriebsfähigkeit)
  • Monitore (ab 21 Zoll, keine gravierenden Gebrauchsspuren)
  • Smartphones & Tablets (ohne Displaybruch oder Akkuprobleme)
  • Dockingstations & Netzteile (in funktionsfähigem Zustand)
  • Eingabegeräte wie Tastaturen & Mäuse
  • Zubehör wie Taschen, Halterungen oder Adapter

Geräte, die technisch noch zuverlässig funktionieren, bieten einen Mehrwert – auch im privaten Einsatz der Mitarbeitenden.

Der Ablauf – So funktioniert der Verkauf von Altgeräten an Mitarbeitende

1. Gerätesichtung & Bewertung

Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir den Bestand an ausgemusterter Hardware. Jedes Gerät wird geprüft, gereinigt und bewertet.

2. Datenlöschung & Zurücksetzung

Vor dem Verkauf sorgt Second IT für die vollständige Löschung aller Daten – nach BSI-Standards und DSGVO-Anforderungen. Dabei kommen u. a. folgende Schritte zum Einsatz:

  • Formatierung & sichere Überschreibung
  • Entfernung von Benutzerkonten & Lizenzen
  • Erstellung eines Löschzertifikats

3. Dokumentation & Stückliste

Alle verkauften Geräte werden in einer Stückliste erfasst – inklusive Seriennummer, Zustand und Verkaufspreis. Auf Wunsch erhalten Sie eine Übergabebescheinigung pro Gerät.

4. Geräteübergabe & Zahlungsabwicklung

Die Mitarbeitenden erhalten ihre Altgeräte mit Quittung. Die Zahlung erfolgt direkt an das Unternehmen oder in ein definiertes Konto – transparent und rechtlich sauber.

5. Interne Kommunikation & Ablaufplanung

Second IT unterstützt auch bei der Kommunikation im Unternehmen – etwa durch vorbereitete Info-Vorlagen oder FAQs für Mitarbeitende.

Worauf muss beim Mitarbeiterverkauf geachtet werden?

Damit der Verkauf von Altgeräten an Mitarbeiter rechtssicher und reibungslos abläuft, müssen einige Punkte beachtet werden:

📑 Dokumentationspflicht – jedes verkaufte Gerät muss nachweislich aus dem Bestand ausgebucht sein.
🔐 Datenschutz – keine sensiblen Unternehmensdaten dürfen mehr auf dem Gerät vorhanden sein.
📦 Zustandsbeschreibung – Mitarbeitende sollten vorab über den technischen Zustand informiert werden.
💼 Gewährleistungsausschluss – Geräte sollten ausdrücklich als gebraucht ohne Garantie verkauft werden.
📊 Verbuchung – Verkaufserlöse müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden.

Second IT unterstützt Sie bei der rechtlichen und organisatorischen Absicherung dieses Prozesses.

DSGVO & IT-Sicherheit beim Altgeräteverkauf

Beim Verkauf gebrauchter Hardware ist die vollständige Entfernung personenbezogener Daten zwingend erforderlich. Dazu zählt:

  • Lokale Dateien, E-Mails, Konfigurationen
  • Zugangsdaten & gespeicherte Passwörter
  • Unternehmensanwendungen & VPN-Tools
  • Lizenzinformationen & Produktschlüssel
  • Verknüpfungen zu Cloud-Konten

Second IT verwendet zertifizierte Tools zur Datenlöschung und stellt für jedes Gerät ein Löschprotokoll mit Seriennummer bereit. So gehen Sie auch beim Datenschutz auf Nummer sicher.

Für welche Unternehmen ist der Mitarbeiterverkauf geeignet?

Unser Service ist ideal für:

🏢 Mittelständische und große Unternehmen mit IT-Rollouts
🏛 Behörden mit regelmäßigen Geräteaustauschen
🏫 Bildungseinrichtungen mit wechselnder IT-Ausstattung
🏥 Kliniken & medizinische Einrichtungen mit Mobilgeräten
💼 IT-Dienstleister mit hoher Gerätefluktuation
📦 Logistikunternehmen mit mobiler Infrastruktur

Ganz gleich, ob es sich um 20 oder 500 Geräte handelt – wir skalieren unsere Leistung nach Ihrem Bedarf.

Nachhaltigkeit durch interne Weitergabe

Die Weitergabe gebrauchter IT innerhalb des Unternehmens verlängert nicht nur den Lebenszyklus der Geräte, sondern vermeidet auch unnötigen Elektroschrott.

♻️ Weniger Ressourcenverbrauch
💡 Sinnvolle Zweitnutzung
🌍 Wertschöpfung innerhalb der Organisation
📈 Positiver Beitrag zu Nachhaltigkeitszielen (ESG, CSR)

Second IT dokumentiert auf Wunsch den eingesparten CO₂-Wert und andere Kennzahlen für Ihre Umwelt- oder ESG-Berichte.

Häufige Fragen zum Verkauf von Altgeräten an Mitarbeitende

Dürfen Mitarbeitende die Geräte auch privat nutzen?
→ Ja. Die Geräte gehen ins Eigentum über und können privat verwendet werden.

Wie erfolgt die Preisfestlegung?
→ Second IT hilft bei marktgerechten Preisvorschlägen unter Berücksichtigung von Alter, Zustand und Restwert.

Was passiert mit defekten Geräten?
→ Geräte, die nicht verkauft werden, können auf Wunsch entsorgt oder als Ersatzteillager verwertet werden.

Wie lange dauert der gesamte Ablauf?
→ Je nach Menge meist innerhalb weniger Werktage – inklusive Datenlöschung und Dokumentation.

Jetzt Verkauf von Altgeräten an Mitarbeitende professionell umsetzen

Sie möchten Ihren Mitarbeitenden gebrauchte IT-Geräte zur Verfügung stellen und dabei Datenschutz, Transparenz und Nachweise sicherstellen? Dann lassen Sie sich von Second IT unterstützen – mit klaren Prozessen und rechtssicherer Abwicklung.

📧 E-Mail: info@second-it.de
📞 Telefon: +49 (0) 791 954 000-0
🌐 Mehr erfahren: https://www.second-it.de/leistungen/datensicherheit/

Second IT – Ihr Partner für sichere, nachhaltige und wirtschaftliche IT-Nachnutzung.

Standort: Steinbeisweg 1, 74523 Schwäbisch Hall, Germany

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